A demanda das empresas por soluções seguras de compartilhamento, sincronização e colaboração de documentos

Iniciativas de mobilidade, de trabalhos em grupos, requerimentos de colaboração com pares, parceiros e terceiros, e políticas de segurança e riscos de informações são os principais fatores.

Qual sua percepção sobre este assunto? Existe algum direcionamento ou política para atender esta necessidade em sua empresa?

A colaboração de equipes e grupos de trabalho dentro e fora dos limites das empresas exigem práticas que sejam orientadas pela segurança de dados. A mobilidade e a grande oferta de soluções gratuitas e pagas mudaram o cenário tecnológico das empresas antes atendidas apenas por formas comuns (e inseguras) de colaboração e compartilhamento como e-mails, FTP, flash drives, CD/DVDs, servidores de arquivos replicados, etc.

O novo cenário deve atender a dinâmica de negócios que requer o contínuo uso de compartilhamento e colaboração de documentos, o uso de múltiplos dispositivos, a conectividade em ambientes diversos (redes públicas e privadas), etc. Este desafio atinge em cheio setores da economia altamente regulados nos quais há grande volume de informações sensíveis, processos e procedimentos controlados e mitigação de riscos.

A demanda por soluções seguras de compartilhamento e colaboração de documentos pode atender a necessidades de:

– Data rooms virtuais para projetos financeiros como preparação de IPOs, emissão de papéis de dívidas, recuperação falimentar, fusões e aquisições, reestruturações societárias etc.

– Apoio a documentações e fluxos de trabalho de pesquisas para empresas da vertical de saúde, como por exemplo, a indústria farmacêutica para o desenvolvimento e testes de produtos.

– Comunicação de conselhos de administração e diretorias, usualmente dispersa geograficamente e com necessidade total de integração de seus membros.

– Repositório corporativo de documentos para manter o conteúdo organizado e seguro mas acessível, independentemente da localização, idioma ou dispositivo, disponível para interfaceamento com sistemas legados ou de terceiros.

– Colaboração empresarial com parceiros de negócios, fornecedores, clientes e prestadores de serviços, como por exemplo: trâmites jurídicos, compartilhamentos de materiais comerciais, distribuição centralizada de conteúdo, etc.

– Projetos de conformidades regulatórias, auditorias e certificações nos quais há grande fluxo de informações, necessidade de compartilhamento e colaboração no desenvolvimento de documentos, controles de acesso, etc.

A adoção de uma solução segura de compartilhamento, sincronização e colaboração de documentos deve fazer parte de políticas de DLP (Data Loss Prevention) e direitos digitais. Ferramentas de gerenciamento, rastros auditáveis, controle de versionamento, controle de fluxo de trabalho, geração de relatórios padrões e customizáveis, criptografia de documentos e comunicação, prazos de validade de documentos, entre outras, são necessárias para a aderência da tecnologia a uma política eficaz de segurança da informação. Importante ressaltar que provedores deste tipo de solução devem fornecer a seus clientes um acordo de níveis de serviço e esclarecer a política de backup, retenção de informações, replicações e tráfego de dados entre seus diversos datacenters espalhados ao redor do mundo.

Originalmente fornecedores de tecnologia que desenvolveram plataformas desta natureza para apoiar processos financeiros sensíveis são os que apresentam os melhores mecanismos de segurança, controle, gestão das informações e performance. Soma-se a isso a necessidade de serem aderentes a padrões e regulações do mercado financeiro. Com o uso contínuo deste tipo de tecnologia por este mercado, novas funcionalidades foram criadas, outras aprimoraram-se, a competição entre fornecedores se acirrou e assim os preços tornaram-se acessíveis a qualquer empresa de outros setores. Competindo em preço inclusive com plataformas originalmente criadas para compartilhar arquivos de uso massificado e agora voltadas para o meio corporativo.

Hoje existem soluções para uso em nuvem pública, privada, on premises (dentro das instalações das empresas clientes) e híbrida. Tudo para atender necessidades de negócios e regulamentações de diversos setores. Poucas empresas oferecem todas estas opções, sendo a mais comum o acesso via nuvem pública. É de vital importância a capacidade de integração a outras plataformas (APIs por exemplo), sistemas e de correio eletrônico.

Em relação a parte financeira, os fornecedores destas soluções costumam precificar como serviço em uma das modalidades abaixo ou até mesmo combinando algumas delas:

– Número de usuários

– Espaço de armazenamento

– Número de páginas totais contabilizando todos os documentos armazenados ou capacidade de armazenamento

– Personalização da interface do usuário

Os ganhos financeiros vão além dos retornos esperados com a dinâmica dos negócios gerados. Os gestores de infraestrutura de tecnologia de informação minimizam a necessidade de investimento em armazenamento, do ambiente de correio corporativo, da aquisição de ferramentas de segurança de dados, entre outras.

Em nosso próximo post vamos abordar as funcionalidades necessárias que uma solução segura de compartilhamento, sincronização e colaboração de documentos deve possuir.

Até breve! banner_ideals