Vazamento de Informações Corporativas – Alta Administração, Conselhos e Comitês em foco

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Será que membros da diretoria de uma empresa, de conselhos de administração e comitês executivos trocam informações e documentos através do sistema de correio eletrônico, servidores de arquivos, servidores de FTP e plataformas populares de compartilhamento de documentos?

Resposta: Sim!

Mesmo que a maioria destes documentos seja de uso restrito, sigiloso e contenham informações estratégicas da empresa?

Resposta: Sim!

Independentemente do tamanho e área da atuação de sua empresa, informações importantes e estratégicas circulam por meios não confiáveis pois é imprescindível que a alta administração, membros do conselho diretivo e comitês executivos compartilhem informações e documentos entre si e terceiros como investidores, órgãos reguladores, instituições financeiras, auditorias, etc.  São comuns relatos de que documentos importantes ficam disponibilizados na internet em formato aberto sem que a empresa saiba de suas existências. Isso pode afetar em cheio a imagem da empresa no mercado.  As cópias de documentos gerados através de anexos ao correio eletrônico, multiplicidade e replicação de base de dados, pen drives, HDs externos, acesso de terceiros ao ambiente de tecnologia são alguns exemplos de riscos de exposição.

A necessidade de uma plataforma de compartilhamento e distribuição de documentos sensíveis é essencial hoje em dia para as empresas. Seu corpo executivo usualmente está distribuído geograficamente em redes distintas. Viagens e conselheiros oriundos de diversas regiões e empresas fazem parte deste cenário típico. Poderíamos nos prolongar por mais tempo apenas exemplificando riscos.

O presidente de um conselho juntamente com o secretário tem como uma de suas funções a distribuição de documentos para os conselheiros e executivos, solicitar pareceres e colaboração na formação de documentos relevantes par as reuniões presenciais ou remotas. A garantia de entrega destes documentos, do cumprimento de prazos estabelecidos e do controle da informação são peças chaves para o bom desempenho do conselho e de seus comitês.

O uso de uma tecnologia, a sala de Conferência Virtual como a da iDeals Solutions facilita e melhora a colaboração entre diretorias, agentes fiduciários, conselheiros, board executivo e equipes de gestão pela condução do planejamento estratégico, governança corporativa e execução.

Com a mesma tecnologia Virtual Data Room utilizadas para os serviços de M&A (Fusões e Aquisições), pode-se ter a tranquilidade em relação à completa segurança, recuperação de negócios e controle sobre o acesso aos documentos.

Algumas funcionalidades essenciais para esta sala de conferência:

-> Compartilhar e Acessar qualquer tipo de informação e documento de qualquer lugar utilizando qualquer dispositivo, inclusive móvel;

-> Segurança e Controle de Documentos;

-> Controle, Gerência de Políticas e Processos que governam a colaboração de documentos em ambientes externos aos seus;

-> Manter, de maneira completa, todos os rastros auditáveis de todas as colaborações de documentos, acessos e ações de cada usuário e grupo de usuários;

-> Capacidade de Integração com Sistemas Core Business da empresa;

-> Acesso a relatórios administrativos e de conformidade com uma trilha completa de auditoria de todas as atividades na sala de conferência;

-> Recursos de controle de visualização, download e impressão com gestão de direitos digitais.

Pense nisso.

Boa Semana a Todos!